¿Qué es Zapier? O como automatizar procesos

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¿Necesitas automatizar procesos? Seguro que Zapier es una herramienta que has barajado como opción. Para nosotros Zapier ha sido un auténtico salvavidas. En este post te contaré como nos ha ayudado.

¿Qué es Zapier?

Zapier, es una herramienta de trabajo que permite automatizar flujos de trabajo. Sencillo ¿verdad? Tan sencillo que es la herramienta más poderosas para optimizar flujos de trabajo hoy en día.

Gracias a esta herramienta se puede integrar aplicaciones como Gmail, Google Drive, Mailchimp, Typeform, Twitter, Facebook, y así como una lista innumerable de herramientas que hay hoy en día en el mercado.

Zapier lo utilizamos para un proyecto porque necesitábamos dos soluciones:

    1. Un proceso de automatización donde los registrados fueran clasificados correctamente para que los comerciales puedan ser más eficientes en su trabajo.
    2.  Un sistema de gestión ágil, flexible que integrará todos los canales de captación de registros: Web, con más 20 formularios diferentes y Facebook con cada anuncio publicado mensualmente, entorno a 8 anuncios diferentes al mes.

Durante las innumerables reuniones, lógicamente aparecía la sombra de implantar un CRM. Era la solución obvia. Pero al final nos dimos cuenta que era matar moscas a cañonazos.

¿Por qué utilizamos Zapier en vez de un CRM?

    1. El coste de implementación de un CRM se disparaba para nuestro cliente. Y desde Miqo ofrecemos soluciones con los mínimos recursos disponibles, es decir, Bootstrapping.
    2. El coste vs. utilización era complejo. Nadie asegura que la herramienta se fuera a utilizar. A cada empleado había que formarle, meterlo en rutina, y esa es una de las grandes dificultades que tienen los CRM, la no utilización por parte de los empleados y colaboradores.

 

Por tanto, teníamos que asegurar que los procesos de gestión internos fueran mejores, y no un paso atrás en el día a día, porque la gente le gusta hacer “ lo de siempre”.

Necesitábamos integrar a toda la organización dentro del proceso de captación de leads, en vez de ser “los más listos de la clase” y cambiar el paso a todo el mundo.

Durante el proceso vimos que todo pasaba por Google Sheets, por versatilidad, agilidad y facilidad de manejo.

Así que, la primera decisión fue que, para que todo estuvieses en su lugar y solo mejorasemos lo que ya había,  era que Google Sheets se mantuviese como el punto de destino donde se debía actualizar automáticamente los más de leads que estamos recogiendo mes tras mes, además, de el lugar donde los comerciales dejasen los comentarios de todos los clientes potenciales. Puedes pensar que es rudimentario, y si lo es, pero es suficiente para que todo el proceso de automatización sea eficiente.

Si quieres ser un especialista en Bootstrapping tienes que optimizar los recursos disponibles para conseguir los mejores resultados.

En este caso todo pasaba porque las hojas de calculo de Google Sheets, se mantuviesen como herramienta de trabajo fundamental para toda la organización, el reto era optimizar el propio proceso, por tanto, las hojas en sí mismas.

La mayoría de leads los recogemos a través de Typeform. Gracias a su facilidad para conectar a otras aplicaciones, inicialmente conectabamos Typeform a las hojas de cálculo de Google Sheets. Pero nos encontrábamos con varios problemas:

    1. Cada vez que alguien tocaba algo en Google Sheets, los formularios se desconectaban.
    2. La cantidad de datos recogidos nos impedía tener una automatización óptima, ya que muchos leads había que trasladarlos manualmente, con el riesgo que suponía.

Recogemos cerca de 1.000 leads cualificados, y subiendo de manera orgánica mes tras mes, pensábamos que recogeríamos la mitad. Nos sobrepasó todo el proceso de automatización. Había que actuar rápidamente para perder la menor información posible.

Además, queríamos dar un paso más en el proceso de automatización y era que cada lead fuera clasificado y etiquetado dentro de Mailchimp para facilitar la comunicación con todos los usuarios recogidos, sin saltarnos ningún paso legal. Por todos estos motivos nos decidimos por Zapier.

¿Por qué elegimos Zapier?

    1. El proceso de integración es bastante sencillo, solo teníamos que integrar todas las aplicaciones ya disponibles en un único dashboard.
    2. El coste. Teníamos 14 días para crear zaps en Zapier (tareas) de manera ilimitada y sin coste.
    3. ¡El servicio al cliente fue de primera! Hicimos una actualización del plan erróneo y en menos de 2 días nos bajaron el plan y nos devolvieron el importe completo de la subida del plan.
    4. Nos ayuda a evitar errores a la hora de manejar la información.
    5. El coste se reducía enormemente respecto a otras soluciones de CRM que vimos en el mercado.
    6. Facilidad de uso.Las personas que llevan el día a día no tenían que aprender un nuevo sistema, con el coste en dinero, tiempo y frustración que eso conlleva.
    7. Pudimos optimizar proceso de gestión de toda la compañía.

¿Cómo se crea un zap?

 La verdad que una vez que pillas el truco con los Zaps, y tengas muy claro que quieres resolver, es muy sencillo e intuitivo:
    1. Primero habrás de registrarte en Zapier. Tendrás 14 días para probar esta herramienta con Zaps ilimitados. Después deberás optar por uno de sus tres planes de pago (starter, professional o teams). Dentro de cada plan tienes diferentes escalas de número de Zaps realizados al mes. Al igual que Mailchimp, las actualizaciones de planes según el volumen de trabajo es muy sencillo.
    2. A continuación deberás elegir las apps que vayas a utilizar, en nuestro
      caso fue Facebook, Google Sheets, para recogida y actualización de
      archivos. Y Mailchimp, es decir , realizamos 4 procesos de gestión.
    3. Zapier para automatizar procesos
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    1. Ahora para crear un zap deberás seleccionar dos aplicaciones (activador y acción) que quieras comunicar entre ellas.

    2. Elige la acción que activará zap.
    3. Define las variables.
    4. Define filtros (hay varios dependiendo la app seleccionada).
    5. Definir la acción producida por la segunda aplicación.
    6. Prueba, pon un nombre y activa tu zapier.

Veámoslo con un ejemplo.

Qué es Zapier Qué es Zapier

    • Queremos que cada vez que se registre un usuario según unos criterios previos se registre en Mailchimp.
    • Para ello lo primero que haremos es crear un zap. Elegiremos nuestra Base de Datos y asociarlo a una cuenta de Mailchimp.
    • Además según el usuario recibirá un mensaje u otro, por tanto, necesitaremos etiquetar al usuario para que reciba ese mensaje personalizado.
    • Con Zapier, además pudimos, realizar esta acción.

Esta solo es una pequeña muestra de todo lo que se puede hacer con Zapier, incluso puedes twittear automáticamente, o enviar alarmas por SMS si recibes un mensaje de algún usuario con un asunto tipo “ Urgente”.

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