Cómo crear un Zap en Zapier

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¿Estás pensando en crear todo un proceso de automatización? Pues si, definitivamente Zapier es tu gran aliado.

Pero antes de nada ¿qué es Zapier? Zapier se dedica a automatizar y conectar todas las aplicaciones que se te pueden pasar por la cabeza. Con este programa podrás agilizar y rentabilizar  cualquier proceso de trabajo.

¿Por qué son tan importantes los procesos de automatización?

Cada día la cantidad de información que manejamos es ingente. La toma de decisiones es muy compleja, y sobre todo la relación con el cliente se ha convertido en el caballo de batalla de cualquiera. 

La centralización del cliente es parte fundamental para poder sobrevivir al mundo digital.

Hoy en día es imposible anticiparse por que canal te va a venir un cliente, ni cómo se va a relacionar contigo. Puede venir a través de Google, te puede preguntar por email o va a hacer un comentario sobre ti en cualquier momento, y en cualquier red social. 

¿Estás preparado en recursos para atender todas estas situaciones sin automatizar ni un solo proceso? ¿has dicho que sí? ¿estás seguro? Explícanos cómo lo haces, por favor, 🙂

Estamos obsesionados con las bases de datos y su optimización. Nostros en nuestro caso ya hemos tenido que optimizar varias bases de datos.  Una en concreto, con multitud de acciones de automatización para intentar fidelizar a más de 5000 registros mensuales. 

En este caso, si se registraban por un lado tenía que ocurrir una cosa. Si un registro no cumplía todos los requisitos tenía que ocurrir otra cosa, y si los cumplía tenía que llegar el contacto a una persona en concreto. Es decir, automatizar todo el proceso de registros de bases de datos.

Gracias a Zapier, pudimos ahorrar un buen dinero a nuestro cliente. Facilitar la vida a sus equipos de comerciales y de gestión. Ahora son infinitamente más eficientes. Su fuerza de ventas no tiene que buscar contactos, les llegan.

El proceso de automatización que diseñamos con Zapier, ha facilitado que a los comerciales les esté llegando contactos cualificados 24/7, sin ninguna interacción humana previa. Contactos calientes 24/7 a su escritorio sin ninguna intermediación humana.

¿Por qué elegimos Zapier para los procesos de automatización?

La integración de Mailchimp con Zapier, o de Google sheets con Zapier nos ha permitido crear un sistema de gestión completo, en menos tiempo, y con menos dinero. Consiguiendo mejores resultados que el nos llevaba a diseñar un proceso con cualquier CRM.

Con las herramientas que ya disponen nuestros clientes, las integramos para que sus procesos de automatización sean fáciles y sobre todo nada traumáticos en el día a día de gestión.

La optimización de recursos para conseguir resultados es menos tiempo, es decir, hacer Bootstrapping, es nuestra obsesión. 

En el caso de mejorar la relación con el cliente, y automatizar procesos, no iba a ser menos, por eso hemos encontrado en Zapier la mejor solución para que nuestros clientes obtengan magia con sus datos.

¿Cómo activar Zapier?

La verdad que la solución de Zapier es bien sencilla e intuitiva. Nada más abrir la cuenta empezamos a trastear, la solución gratuita da mucho juego. Incluso descubrimos que,por ejemplo, si se menciona  una palabra clave, automáticamente con la integración de Twitter en Zapier podíamos lanzar un Tuit.

Pero antes de montar todo el sistema en Zapier, realizamos una consultoría estratégica donde diseñamos todo el flujo de trabajo automatizado que esperábamos de Zapier.

Con un mind mapping reflejamos todas las acciones Zaps, como se denominan dentro de Zapier, que necesitábamos para que Zapier pudiese desencadenar todas las acciones que queríamos conseguir correctamente. 

Realizamos algo así como el modelo que puedes ver en la imagen.

Qué es Zapier

 Cada Zap es el modelo que hay que seguir para que una tarea / acción se active constantemente.

Zapier no es caro, sobretodo contando el valor que aporta. Este proceso además te permite tener una previsión de gastos, ya que Zapier cobra por la cantidad de Zaps que se realizan mensualmente

¿Cómo se crean Zaps?

Cada Zap desencadena otra acción: Cuando algo sucede te propone hacer otra cosa. Así, al crear cada Zap se convertirá en la chistera del mago y ejecutará cada acción cada vez que haya esa situación.

Por ejemplo,le indicamos que, si hay un nuevo registro y procede de un lugar determinado: etiqueta en tu lista de Mailchimp a ese contacto. O si recibo un email a Gmail con este asunto, le indicamos que me envíe una notificación. (ver imagen)

Como crea un Zap en Zapier

Como crea un Zap en Zapier

La gente de Zapier, te propone utilizar plantillas incluso en su versión gratuita, pero vamos a explicar como crear Zap personalizados. Entendemos que tus necesidades de automatización son mucho más concretas que las que se pueden resolver con plantillas.

Prepara tus Zaps

Activa primero la aplicación que vas a utilizar, ya sea Gmail, Twitter, Google Sheets, Mailchimp, o la que sea así hasta más de 1.500 aplicaciones integradas.

1. Crea un Zap que desencadene una acción, como te decía antes, si ocurre esto desde esta aplicación..me llevará a…

2. Selecciona la aplicación donde quieres que se desarrolle la acción, conectas la cuenta y ahí habrás creado tu primer Zap.

3. Personaliza tu acción dándole un nombre. En nuestro caso como teníamos varias acciones dentro de Google Sheet, a la hora de hacer retoques, gracias a la personalización pudimos identificar qué acción era y cuál no.

En cada paso puedes comprobar que todo funciona antes de pasar a la siguiente acción. Esto está genial, porque si tienes una cadena de bastantes Zaps, no tienes que configurar todo para ver que la cadena completa funciona, sino que vas probando Zap a Zap.

Una vez que has configurado, personalizado y nombrado tu Zap, estará ya listo para que tu proceso de automatización se active. ¿Todavía tienes dudas que no está activo? Zapier te ofrece el historial de tareas para que puedas comprobar que todo funciona correctamente.

¿Necesitas ayuda en automatizar tus procesos? Pincha aquí y consigue una sesión de consultoría estratégica gratuita.


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