Como crear un proceso de automatización de éxito: Guía paso a paso

Lee atentamente esta guía y te sorprenderás de lo fácil que puede llegar a ser automatizar tus procesos.

En este contenido te ayudaré en que consigas tu proceso de automatización lo máximo como me sea posible.

Posiblemente me pierda en detalles muy técnicos cómo la automatización de procesos con Zapier, pero, estoy seguro que podrás plantearte cómo automatizar procesos en tu empresa con criterios sólidos.

Se habla mucho de proyectos automatizados, y a veces de manera muy ligera, demasiado ligera. 

La trascendencia de tener una empresa automatizada a no tenerla es sinónimo dede tener clientes con más posibilidades de contratar tus servicios o no.

¿Los procesos de automatización están al alcance de unos pocos?

La verdad es que no. Aunque esta pregunta tiene trampa.

Hoy en día todo está al alcance de cualquiera, independientemente de cuánto de grande sea su chequera.

La automatización también está al alcance de unos pocos, porque son solo unos pocos los que realmente se han preocupado en desarrollar un sistema automatizado en su empresa.

Estoy seguro que si estás leyendo este contenido, estarás pensando, que “yo ya he automatizado toda mi empresa” ¿Qué voy a aprender de nuevo aquí? también podrás pensar, “uff a mi esto de tener un sistema automatizado me viene de muy lejos. Con dar a un botón y que tenga la cantidad de café que siempre tomo para desayunar me alcanza”

La verdad que los procesos de automatización va a pasos acelerados, y seguramente necesites ayuda para desarrollarlo.

Hace no mucho una freelance me llamó porque estaba atascada con Mailchimp, la duda era relativamente sencilla, ¿Cual es la diferencia entre grupos, segmentos y tags? una vez explicado, le pregunté

¿Sabes que pueden recibir mails segmentados automaticamente, incluso por sexo?

Te puedes imaginar el abanico de posibilidades que se le abrió.

Pero si hace 15 días no había nada de esto, me dijo, entre entusiasmada y abrumada con tanta información.

Al final siempre todos necesitamos a alguien que nos eche una mano.

Mediante la automatización, en Miqo, podemos controlar quién mira nuestros perfiles en LinkedIn y que mensajes personalizados deben de recibir.

Sabemos quién es la persona que más preparada está para contar con nuestros servicios.

O incluso qué competidores se meten a curiosear qué hacemos.

También tener un sistema automatizado nos ayuda en la gestión de la empresa, el tiempo que nos ahorra, nos facilita que los colaboradores y el equipo podamos dedicar más tiempo a desarrollar contenido como este por ejemplo, es decir crear valor para ti.

¿Qué es y para qué vale la automatización?

En 2001 fué el 11-S y las olimpiadas de Sidney quien trajo consigo el boom de Internet.

La pandemia ha sido el auténtico resorte de la transformación digital. 

Los negocios cerraron a cal y canto durante 3 meses, muchos de ellos no han vuelto a abrir, al menos a muchos, la venta a través de Internet les ha permitido seguir con la actividad.

El teletrabajo se ha instauró como una parte fundamental del día a día de las empresas de servicios.

¿Sabes qué significa esto verdad? Si, efectivamente que la tecnología ya es un elemento más dentro de cualquier empresa que quiera sobrevivir en nuestros tiempos.

Todo requiere de una arquitectura empresarial digital, ya sea para vender, para realizar acciones de marketing, o para ser eficientes en las empresas.

Tal y como ocurría en la conversación anterior con la freelance, cuando la tecnología es una parte más de la empresa,  el cambio constante de mejoras es infinito.

La automatización son todos esos procesos que aportan valor y solucionan desafíos dentro de las empresas.

Por tanto, la automatización son todas esas que se realizan sin la intervención humana.

Es decir, el proceso lo diseña una persona, la tarea lo realiza un software.

¿Cuáles son los principales errores en la automatización?

Seguro que conoces a alguien que se ha quejado alguna vez de:

    1. Pagar un dineral por un software y no lo utiliza.
    2. Estar completamente absorto en el diseño de procesos y no ver la luz.
    3. Tener al equipo y los colaboradores cabreados por cambiarles las rutinas y los procesos.
    4. Ver que la automatización da más trabajo que alegrías.

Evidentemente estas situaciones son las más comunes a las que nos hemos enfrentado, pero seguro que hay alguna más.

El error más habitual, y es algo muy humano, en cualquier transformación es poner soluciones tecnológicas para los problemas. Pero, de esta manera lo único que se consigue es hacer más grande el problema.

Seguro que conoces a alguien que en una situación de desesperación decidió montar una web para vender en Internet. 

Claro, es fácil pensar en eso. De hecho es lo más natural. Pero lo único que vas a conseguir, como ya te he comentado es hacer más grande el problema.

Es como saber qué va a venir una pandemia y la solución es repartir mascarillas a todo el mundo dos meses después del primer caso. 

Es decir ir detrás del problema y ser reactivo, lo único que hace es agrandar el problema. 

Trabajar de manera reactiva, no ayuda en nada a conseguir una verdadera transformación de tu negocio.

Para evitar errores comunes, en el caso de automatizar procesos diseñar un sistema antes de poner una solución, es anteponerse al mayor número posible de problemas.

Crear un sistema de automatización, además de anteponerse a todos los posibles problemas, te permite encontrar los puntos de mejora del sistema.

Es muy parecido a crear un sistema de cableado en un edificio, si tienes unos planos y hay un cortocircuito, encontrarás rápidamente el error, y podrás planificar, además, un plan eficiente.

En el caso de la automatización ocurre lo mismo.

Entonces, ¿cómo crear un sistema de automatización?

Guía paso a paso de como crear un proceso de automatización.

Primer paso para tener una empresa automatizada: Investigar

Si, parece muy obvio, pero investigar a conciencia es fundamental para resolver los cuellos de botella.

Hace no mucho una agencia de Marketing nos llamó porque su cuello de botella era que trabajaban a destajo 14 horas diarias, y no podían ni escalar su negocio ni traer más clientes.

Cada vez que entraba alguien nuevo era muy difícil que se subiera a la rutina del día a día, porque no había nadie disponible para explicar su trabajo.

El principal escollo que nos encontramos en crear un sistema de automatización precisamente es aquí: averiguar donde están los problemas.

Ten en cuenta que la función de la automatización es allanar el camino en las tareas más rutinarias. 

Montar un sistema de CRM, sin más, no ayuda a allanar las tareas más rutinarias, si no a complicarlas más.

Durante la investigación hay que hacer dos trabajos:

    1. Investigar qué quiere ser la empresa en 3 años
    2. Averiguar quién realmente eres ahora mismo

Preguntas cómo:

    • ¿Qué problemas solucionas a tus clientes?
    • ¿Cuál es la ventaja competitiva frente a tu competencia?
    • ¿Cómo es tu producto o servicio?
    • Describe la forma de contratación, compra y llegada del cliente medio de tu empresa.
    • ¿Qué incluye tu servicio?
    • ¿Qué tareas hay que realizar para poder entregar el servicio de servicio de principio a fin (de tus compañeros y el tuyo)? 
    • ¿Qué tareas te llevan más tiempo y crees que se pueden reducir?

Aquí ya te encontrarás con los principales problemas, de lo que quieres ser a lo que eres, normalmente se parece un huevo a una castaña.

Con esta radiografía podrás identificar los principales escollos y los cuellos de botella en la gestión del día a día.

Segundo paso para tener una empresa automatizada: Activación

Si viene de aquí, ocurrirá esto, si hace esto otro, debe de pasar esto otro. 

Así es, parece un jeroglífico pero es apasionante. 

Una vez sepas hacia dónde te diriges, ya podrás esquematizar tu proceso de automatización.

Del papel y boli a una pantalla.

Durante el paso anterior si no has tomado notas, tendrás que volver a empezar 🙂 

En todo el proceso de investigación habrás tomado notas de todos los detalles que están más allá del formulario. 

Fijarte en los detalles es la diferencia entre hacerlo bien a hacerlo muy bien. Y esos solo están guardados en la Moleskine.

Una vez has tomado las notas, hay que llevarlo a la pantalla.

Aquí ya empezamos con soluciones.

¿Cuál es la mejor solución para automatizar procesos?

Desde el rudimentario Freemind, para hacer planos mentales o Mindmappings. Hasta programas infinitamente más sofisticados como Autopilot.

Después de probar varios finalmente nos hemos decantado por Miro. No sé si  será por la afinidad y el juego de palabras de Miqo. Pero si es cierto que funciona de maravilla.

En la imagen puedes ver un proceso de activación para otro proyecto, en el que necesitaban optimizar y cualificar los leads que les llegaban.

Cómo comprenderás no vamos a mostrar toda la información, pero si que te hagas una idea de como desarrollar un workflow de automatización.

No todo vale para todo, y uno de los errores más comunes cuando trabajas con un proveedor, es que intenta venderte el mismo servicio para ti que para el de al lado. 

Precisamente, lo que funciona para unos, no funciona para todos.

Por eso el diseño del proceso de automatización debe de ser personalizado a cada situación.  

Con las soluciones que disponemos hoy en día se puede realizar perfectamente.

Tercer paso para tener una empresa automatizada: La implementación

Uno de los grandes errores de implementar un sistema de automatización, es cambiar el paso del día a día.

¿Qué quiere decir esto?

Los sistemas absolutistas de todo para el pueblo pero sin el pueblo están abocados al más absoluto fracaso.

Durante mi carrera me he enfrentado a varias integraciones de CRM, y en todas me he encontrado con la misma situación:

    1. Un “consejo de sabios contratan la mejor solución” bien por precio, porque el comercial es majo, porque tiene una marca poderosa y pondrán a 5 consultores a la entera disposición.
    2. A la hora de implementar, los consultores se dan cuenta que los procesos no eran los que imaginaban, y tienen que adaptar parte del sistema. Con los consiguientes costes extras y tiempos de retraso.
    3. Después del parto, el bebé nadie le hace caso. Es decir, cuesta la misma vida que después de semejante inversión, nadie utilice el sistema como quería “el consejo de sabios»

Cómo comprenderás el problema es mayúsculo, de ahí viene que trabajar en una solución de lo que se cree que es un problema, trae consigo que el problema será mayor.

Por nuestra experiencia, los procesos de automatización que hemos llevado con éxito son aquellos que no han cambiado el paso, ni la rutina, a nadie.

Durante el proceso de investigación además de estudiar los cuellos de botella, también se estudia cómo es el día a día de la gente.

Por ejemplo en un caso que trabajamos la herramienta básica de gestión era el excell.

Bien, estuvimos durante semanas buscando la mejor opción, después de muchas prueba/error llegamos siempre a la misma conclusión: La información tenía que llegar a los comerciales en Excell.

¿Cómo puedes conseguir el proceso de automatización con éxito?

El objetivo era facilitar y conseguir que el equipo recibiera una mejora sustancial en su día a día, no cambiarle el paso.

El proceso de adopción es fundamental para tener un sistema automatización de éxito.

Para conseguirlo automatizamos los procesos con Zapier. 

En vez de adaptar un nuevo sistema, decidimos mejorar lo que ya había. Con el mapa de activación pudimos ver dónde conectar cada aplicación para mejorar los procesos.

Zapier precisamente es lo que te facilita: integrar aplicaciones para que todo el sistema funcione.

La automatización de procesos con Zapier es la mejor forma de empezar a automatizar tu empresa ya que te permite tener una adopción de tu empresa y de las tareas que se pueden hacer de manera paulatina e invirtiendo menos recursos que empezar por el final del proceso.

Cuarto paso para tener una empresa automatizada: La adopción -> de Zapier al CRM

¿Irías a una boda con un traje pequeño y blanco? No ¿verdad? Bueno si es si, genial tu personalidad está por encima de toda cuestión.

Para enfundarnos en ese traje con una talla menos, hay que tener un plan para conseguir la meta.

En el caso de la automatización ocurre lo mismo. Las tareas más rutinarias, una vez que has conseguido ver todas las posibilidades de la automatización, de manera natural se irán exigiendo más y más tareas para facilitar el día a día.

En el ejemplo anterior en el que incluimos Zapier, que ocurrió:

  1. Los comerciales recibían más leads de los que podían asumir
  2. La base de datos requería una mayor automatización de tareas, por el potencial que requería.
  3. Las activaciones dentro del sistema de automatización, aunque fueran como un reloj, cada vez eran más grandes, por lo mismo que decíamos, las exigencias al sistema iban aumentando.

En ese caso después de una reunión con todos los implicados, conseguimos la implicación de todo el equipo a dar un salto cualitativo hacia el CRM.

Cambiamos el sistema de trabajo por completo, pero en vez desde el sistema absolutista de “todo para el pueblo pero sin el pueblo”. Pudimos involucrar a todo el mundo a partir de la misma necesidad: tener un sistema automatizado más eficiente, y un sistema más robusto que el que había.

Conclusión

Si nunca has automatizado tu empresa antes, este es el momento de intentarlo.

Si estás bloqueado y ves que no funciona la automatización, o crees que la puedes mejorar, normal, todos en algún momento necesitamos ayuda.

Empieza por el principio, esta guía paso a paso para crear un proceso de automatización te llevará a conseguirlo con éxito

La automatización, si quieres estar en el mercado, es una base fundamental de tu arquitectura digital. Es la pata para transformar realmente tu negocio. 

Hay una gran cantidad de pasos y situaciones para hacer que tu sistema funcione, un buen diseño, te permitirá mejorar y optimizar tu proceso de automatización.

A veces, puede ser muy abrumador. Pero no imposible.

Al desglosar las tareas por separado e ir paso a paso, te asegura que el trabajo de automatización puede ser más efectivo de lo que suponías al principio.

¿Quieres multiplicar tus resultados en la automatización? Déjanos ayudarte, reserva una reunión con nosotros para ver en qué situación estás.

No tienes por qué contratarnos, pero estoy seguro que te llevarás algunos consejos que harán activar tu proyecto de manera sencilla y rápida